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Sollen deutsche öffentliche Urkunden oder ein Dokument im Ausland verwendet werden, so gibt es hierfür die Möglichkeit einer Legalisation der Urkunde. Bevor eine Legalisation möglich ist, müssen die Urkunden zuvor durch verschiedene deutsche Behörden beglaubigt werden.
In den Regierungspräsidien Darmstadt, Gießen und Kassel können die öffentlichen Urkunden und Dokumente, die im jeweiligen Regierungsbezirk ausgestellt wurden, für den internationalen Urkundenverkehr beglaubigt werden.
Mit der Beglaubigung wird die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt.
Bitte achten Sie hierbei auf folgende Ausnahmen:
- Urkunden von Gerichten, Notaren und anerkannten Übersetzern werden von den Landgerichten beglaubigt.
- Führungszeugnisse müssen bei Ihrer Stadt/Gemeinde mit den für das Zielland erforderlichen Beglaubigungen beantragt werden.
Internationaler Urkundenverkehr - Legalisationen, Apostille,
Verfahrensablauf
Eine Beglaubigung öffentlicher Urkunden oder Dokumente zur Verwendung im Ausland können Sie online, schriftlich oder persönlich beantragen.
Das Verfahren ist zweistufig. Zuerst stellen Sie den Antrag, anschließend reichen Sie Ihre öffentliche Urkunde oder Ihr Dokument im Original (alternativ beglaubigte Abschrift) ein. Achten Sie hierbei auf den Ausstellungsort Ihrer jeweiligen Urkunden oder Ihrer Dokumente. Die Zuständigkeit richtet sich nach dem Ausstellungsort (innerhalb Hessens die Regierungspräsidien in Darmstadt, Gießen oder Kassel). Eine Vorbeglaubigung ist für jede Urkunde oder jedes Dokument erforderlich, informieren Sie sich bitte bei der ausstellenden Behörde.
Wenn Sie eine Beglaubigung online beantragen wollen:
- Sie gelangen über das Online-Portal des jeweiligen Regierungspräsidiums auf die Antragstellung.
- Nun geben Sie hier die geforderten Daten ein und übermitteln bereits hier Ihre Urkunden oder Dokumente für eine erste Prüfung.
- Nach Antragsstellung erhalten Sie eine Antrags-ID, welche Sie zur Identifizierung benötigen.
- Ist der Antrag gestellt, müssen Sie Ihre Urkunden oder Dokumente im Original (alternativ beglaubigte Abschrift) beim jeweiligen Regierungspräsidium einreichen.
- Dies kann auf dem schriftlichen Wege erfolgen oder persönlich mit vorheriger Terminabsprache.
Wenn Sie eine Beglaubigung schriftlich beantragen wollen:
- Nutzen Sie dazu bitte das Online-Portal.
- Alternativ erstellen Sie bitte ein Anschreiben mit den Mindestangaben Zielland und Ihren Kontaktdaten.
- Fügen Sie hier die Urkunden oder Dokumente bei.
Wenn Sie eine Beglaubigung persönlich beantragen wollen:
- Hierfür bitten wir Sie im Vorfeld, am besten telefonisch, eine Terminabsprache zu treffen.
- Sie bringen dann zur persönlichen Vorsprache Ihre Urkunden oder Dokumente im Original (alternativ beglaubigte Abschrift) mit.
- Nun werden die Urkunden oder Dokumente sowie der Antrag auf Vollständigkeit geprüft und anschließend bearbeitet.
Bei einem positiven Ausgang der Prüfung erhalten Sie eine Nachricht (persönlich, telefonisch, per Mail) über die Möglichkeiten der Zahlung und Erhalt der jeweilig bearbeiteten Urkunden oder Dokumente.
Bei einem negativen Ausgang der Prüfung erhalten Sie eine Nachricht (persönlich, telefonisch, per Mail) über die Ablehnungsgründe und Ihre Urkunden oder Dokumente wieder zurück.
Zuständige Stelle
Regierungspräsidium Darmstadt, Regierungspräsidium Gießen und Regierungspräsidium Kassel
Voraussetzungen
- Originaldokument oder beglaubigte Abschrift, keine einfache Kopie
- Vorbeglaubigung
- Urkunde bzw. Dokument darf keinen eingeschränkten Verwendungszweck haben (Bsp. Elterngeld; Kindergeld, Sozialversicherung etc.)
Welche Unterlagen werden benötigt?
- Zur Vorprüfung: Bild oder Scan des Dokumentes sowie der Vorbeglaubigung (online)
- Zur Hauptprüfung: das Originaldokument mit Vorbeglaubigung per Post, alternativ persönlich mit vorheriger Terminabsprache
Welche Fristen muss ich beachten?
Keine
Rechtsbehelf
- Klage vor dem Verwaltungsgericht
- Regierungspräsidium Darmstadt beim Verwaltungsgericht Darmstadt
- Regierungspräsidium Gießen beim Verwaltungsgericht Gießen
- Regierungspräsidium Kassel beim Verwaltungsgericht Kassel
Fachlich freigegeben am 14.02.2023 durch:
Hessisches Ministerium des Innern und für Sport
Regierungspräsidium Darmstadt - II 21.1 - Beglaubigungsstelle
Wilhelminenstraße 1-3
64283 Darmstadt, Wissenschaftsstadt
Haltestellen:
Luisenplatz
Linie: F/FU, H, K, L, R, NHX, 673, X69, X71, X74, X78, M01, GB, RH, 671, 672, WE1/WE2, n71, AIR
Linie: 2, 3, 6, 7, 8, 9
Aufzug: vorhanden
behindertengerecht
06151 12-5302
06151 12-5926
internationaler-urkundenverkehr@rpda.hessen.de
Das Servicebüro Beglaubigungen/Apostillen ist montags bis donnerstags von 9 bis 13 Uhr geöffnet.
